Автоматизация зарплаты в сети кофеен: от Excel к расчёту по сменам за три недели

Задача

Зарплату считали в одной Excel-книге: справочник ставок, план и выручка по точкам, отдельный лист на каждую из семи точек и цех, сводный лист и ведомость выплат. Только за август в ней было 977 строк смен, а имена сотрудников встречались в 89 вариантах написания. Приход и уход вписывали вручную, выручку дня и ночи переносили из кассовой системы каждый день, сводный лист хранился значениями без формул, а удержания и выданные суммы вели отдельно. Проверить, что человек действительно был на точке к началу смены, было нечем, а ответ на вопрос «сколько я получу» знал только тот, кто сводил книгу. Нужна была система, в которой начисление считается само из смен и выручки, а сотрудник видит свою оплату.

История проекта

1. Начали с разбора книги, а не с экранов

   В первые дни прочитали все 15 листов и формулы, восстановили расчёт по каждой строке смены и сверили со сводом. Нашли ошибки диапазонов и устаревшие копии данных. Противоречивые правила вынесли вопросами к заказчику, а не перенесли в код как есть: совпадение с итогом Excel ещё не означает, что расчёт верный.

2. 11 дней до реальных данных

   Работа началась 18 сентября, а 29 сентября владелец, админы и сотрудники получили доступ к рабочей системе. В ту же неделю сотрудники начали отмечать приход с телефона, и смены стали запускаться сами.

3. Правила менялись — система успевала

   После запуска владелец уточнял правила на живых данных: общие должности для нескольких филиалов, ночные смены, разовые штрафы, заявки в головной офис. Каждая правка проходила проверку на тестовом контуре и в тот же день выходила в работу; только 30 сентября вышло больше двадцати релизов.

4. Интеграция с iiko и дашборд — по пути

   Когда начисления заработали, владельцу понадобилось видеть их рядом с выручкой. Подключили кассовую систему iiko: загрузили ежедневные данные с 1 сентября, обновление идёт каждый час. 6 октября дашборд с выручкой, планом и долей зарплаты вышел в работу.

Что сделали

• →Смена — единица расчёта и строка табеля: у неё заданы начало и конец, ночная заканчивается на следующий день. Оплата считается по плановым часам, поэтому отмечать уход не нужно
• →Приход отмечает только сам сотрудник — кнопкой «Я на месте» в радиусе 150 метров от филиала. Отметка запускает смену, опоздание считается автоматически
• →Опоздание не урезает базу: штраф идёт отдельной строкой по ступенчатой шкале с допустимым опозданием, и сотрудник видит, за что удержано
• →Бонус — фиксированная сумма за выполнение плана кассы или процент от выручки смены; выручка приходит из iiko без ручного переноса
• →Выплаты за половины месяца: начислено, удержано, выплачено, остаток. Отменить запись можно только с причиной, журнал хранит всю историю
• →Исправления — через заявки в головной офис: сотрудник или админ просит, владелец решает. Задним числом приход никто незаметно не меняет
• →Роли с разными правами: владелец видит всю сеть, админ ведёт график своих филиалов, сотрудник — свои смены и оплату
• →Дашборд владельца: выручка и план, чеки и средний чек, доля зарплаты в выручке, прогноз месяца и сравнение филиалов

Продукт в работе

Результат

Зарплата больше не собирается вручную: начисления считаются из смен, планов и выручки, а Excel-книга перестала быть источником расчёта. С 29 сентября по 12 октября в системе прошло 353 смены в восьми филиалах, и три прихода из четырёх сотрудники отметили сами по геолокации. Остальные в первые недели вносили админы; с 11 октября ручной отметки нет — приход ставит только сам сотрудник или одобренная владельцем заявка. У 65 сотрудников есть свой вход: они видят смены и оплату, а владелец с 1 октября записывает выплаты в журнал вместо отдельной ведомости. Весь путь от постановки задачи до полного контура — веба, мобильного доступа и дашборда — занял три недели.

Стек

Услуги по теме