Obst- und Gemüsegroßhändler: von Excel zu einem System für Preise, Bestellungen und Analysen — erste Version in 3 Tagen
Ein Obst- und Gemüsegroßhändler in Astana übertrug jede Woche die Lieferantenpreisliste von Hand in Preise für Handelsketten und sammelte Bestellungen per Messenger. Am 8. Oktober begann die Entwicklung, am selben Tag lag die erste echte Preisliste im System; am zweiten Tag arbeiteten die Mitarbeiterinnen selbstständig, am dritten liefen Filialbestellungen darüber. Nach einer Woche sah der Inhaber im System, welche Produkte Marge bringen und welche sich nicht verkaufen.
Aufgabe
Einmal pro Woche schickt der Lieferant eine Preisliste mit über 110 Positionen. Bezeichnungen wurden von Hand abgeglichen, Aufschläge in Excel berechnet, Bestellungen kamen per Messenger, Lieferscheine wurden abgetippt — Filialen kaufen stückweise, der Lieferant verkauft nach Kilogramm. Einkaufsmengen, Marge und Ladenhüter waren unbekannt.
Projektverlauf
Start mit den Dateien des Kunden
Statt eines Lastenhefts gingen wir echte Dokumente durch und einigten uns auf den Kernablauf: Preisliste hochladen → prüfen → Preise veröffentlichen → Bestellungen annehmen.
Erste echte Preisliste am ersten Tag
Am Nachmittag des 8. Oktober lag eine echte Preisliste im System: 109 Positionen zugeordnet und in Kundenpreise umgerechnet. Am 9. Oktober arbeitete das Team selbstständig, am 10. Oktober liefen Filiallieferscheine über das System.
Änderungen direkt aus dem Arbeitschat
Aufschläge rechnen den Preis sofort neu, statt des Aufschlags lässt sich der Preis eingeben, Bestellungen erhielten die Umrechnung Stück ↔ Kilogramm. Die meisten Änderungen waren innerhalb einer Stunde live.
Analysen nach einer Woche
Auf Wunsch des Inhabers kamen Geschäftspuls mit Monatsplan und Prognose, eine Produktmatrix nach Umsatz und Marge sowie Listen nicht verkaufter Produkte und inaktiver Filialen hinzu. Die Rolle „Verkäufer“ sieht nur Dashboard und Analysen.
Was wir umgesetzt haben
- →Der Abgleich merkt sich die Bezeichnungen des Lieferanten; zu jeder Preisliste ist sichtbar, was teurer, billiger oder neu ist
- →Bei einer neuen Preisliste ändert sich der Kundenpreis genau um die Einkaufsdifferenz — der Aufschlag in Tenge bleibt erhalten; Preise werden immer auf volle Tenge aufgerundet
- →Kundenpreislisten per Klick als Excel und PDF; Lieferscheine je Filiale mit Umrechnung Stück ↔ Kilogramm; Lieferantenrechnungen und Retourenscheine
- →Analysen: Umsatz und Marge nach Retouren, Vergleich zur Vorperiode, Produktmatrix, Ladenhüter, inaktive Filialen, Monatsplan mit Prognose
Das Produkt im Einsatz
Ergebnis
Vom Entwicklungsstart bis zu den ersten Bestellungen über das System vergingen drei Tage, bis zu Umsatz- und Margenanalysen eine Woche. Der Inhaber sieht, welche Produkte verdienen, welche sich nicht verkaufen und wie der Monatsplan läuft.