Automatisierte Lohnabrechnung für eine Café-Kette: von Excel zur Schichtabrechnung in drei Wochen

Aufgabe

Die Löhne wurden in einer einzigen Excel-Mappe berechnet: Stundensätze, Plan und Umsatz je Filiale, ein eigenes Blatt für jede der sieben Filialen und die Produktionsküche, ein Sammelblatt und eine Auszahlungsliste. Allein im August enthielt sie 977 Schichtzeilen, und die Namen der Mitarbeitenden tauchten in 89 Schreibweisen auf. Kommen und Gehen wurden von Hand eingetragen, der Tages- und Nachtumsatz täglich aus dem Kassensystem übertragen, das Sammelblatt speicherte nur Werte ohne Formeln, Abzüge und bereits ausgezahlte Beträge wurden getrennt geführt. Ob jemand zu Schichtbeginn tatsächlich in der Filiale war, ließ sich nicht prüfen, und die Frage „Wie viel bekomme ich?“ konnte nur beantworten, wer die Mappe pflegte. Gebraucht wurde ein System, in dem sich die Berechnung von selbst aus Schichten und Umsatz ergibt und Mitarbeitende ihren Lohn sehen.

Projektverlauf

1. Wir begannen mit der Mappe, nicht mit den Bildschirmen

   In den ersten Tagen lasen wir alle 15 Blätter samt Formeln, rekonstruierten die Berechnung für jede Schichtzeile und glichen sie mit der Zusammenfassung ab. Wir fanden fehlerhafte Bereiche und veraltete Datenkopien. Widersprüchliche Regeln gingen als Fragen an den Kunden, statt unverändert in den Code zu wandern: Übereinstimmung mit der Excel-Summe heißt noch nicht, dass die Berechnung stimmt.

2. 11 Tage bis zu echten Daten

   Die Arbeit begann am 18. September, am 29. September erhielten Inhaber, Admins und Mitarbeitende Zugang zum laufenden System. In derselben Woche begannen die Mitarbeitenden, ihre Ankunft per Telefon zu melden, und Schichten starteten von selbst.

3. Die Regeln änderten sich — das System hielt Schritt

   Nach dem Start präzisierte der Inhaber die Regeln an echten Daten: Positionen für mehrere Filialen, Nachtschichten, einmalige Strafen, Anträge an die Zentrale. Jede Änderung wurde auf einer Testumgebung geprüft und ging am selben Tag live; allein am 30. September erschienen mehr als zwanzig Releases.

4. Das Dashboard entstand nebenbei

   Als die Berechnung lief, wollte der Inhaber sie neben dem Umsatz sehen. Wir haben das Kassensystem iiko angebunden: Tagesdaten seit dem 1. September wurden geladen, die Aktualisierung läuft stündlich. Am 6. Oktober ging das Dashboard mit Umsatz, Plan und Lohnanteil live.

Was wir umgesetzt haben

• →Die Schicht ist die Recheneinheit: Beginn und Ende sind festgelegt, eine Nachtschicht endet am Folgetag. Bezahlt wird nach geplanten Stunden, ein Abmelden ist nicht nötig
• →Die Ankunft meldet nur die oder der Mitarbeitende selbst — mit der Schaltfläche „Ich bin da“ im Umkreis von 150 Metern um die Filiale. Die Meldung startet die Schicht, Verspätung wird automatisch berechnet
• →Verspätung kürzt nicht den Grundlohn: Die Strafe steht als eigene Zeile nach einer Stufenskala mit Toleranz, und man sieht, wofür abgezogen wurde
• →Der Bonus ist ein fester Betrag für das erreichte Kassenziel oder ein Prozentsatz vom Schichtumsatz; der Umsatz kommt ohne manuelles Übertragen aus iiko
• →Auszahlungen nach Monatshälften: berechnet, einbehalten, ausgezahlt, Restbetrag. Ein Eintrag lässt sich nur mit Begründung stornieren, das Journal bewahrt die ganze Historie
• →Korrekturen laufen über Anträge an die Zentrale: Mitarbeitende oder Admins beantragen, der Inhaber entscheidet. Niemand ändert eine Ankunft unbemerkt im Nachhinein
• →Rollen mit unterschiedlichen Rechten: Der Inhaber sieht die ganze Kette, Admins führen den Plan ihrer Filialen, Mitarbeitende sehen ihre Schichten und ihren Lohn
• →Inhaber-Dashboard: Umsatz gegen Plan, Bons und Durchschnittsbon, Lohnanteil am Umsatz, Monatsprognose und Filialvergleich

Das Produkt im Einsatz

Ergebnis

Die Lohnabrechnung wird nicht mehr von Hand zusammengestellt: Die Berechnung ergibt sich aus Schichten, Plänen und Umsatz, und die Excel-Mappe ist nicht länger die Rechengrundlage. Vom 29. September bis 12. Oktober liefen 353 Schichten in acht Filialen durch das System, drei von vier Ankünften meldeten die Mitarbeitenden selbst per Geolokalisierung. Die übrigen trugen in den ersten Wochen Admins ein; seit dem 11. Oktober gibt es keine manuelle Erfassung mehr — eine Ankunft kommt nur von der Person selbst oder aus einem vom Inhaber genehmigten Antrag. 65 Mitarbeitende haben einen eigenen Zugang zu Schichten und Lohn, und seit dem 1. Oktober erfasst der Inhaber Auszahlungen im Journal statt in einer separaten Liste. Der ganze Weg von der Aufgabenstellung bis zum vollständigen System — Web, mobiler Zugang und Dashboard — dauerte drei Wochen.

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