AProva — Antrags- und Zahlungsfreigaben mit 1C-Integration
Ein Arbeitsbereich für Zahlungs-, Einkaufs- und Dienstreiseanträge: Mitarbeitende stellen einen Antrag, Führungskräfte geben ihn mobil frei und das genehmigte Dokument gelangt automatisch in 1C.
Aufgabe
Freigaben über Chats, E-Mail und Excel dauerten mehrere Tage. Rechnungen gingen verloren, Daten mussten doppelt erfasst werden und Führungskräften fehlte der Überblick über Budgetreste und den aktuellen Freigabeschritt. Benötigt wurde ein verständliches Web-Produkt, das den gesamten Ablauf mit dem Buchhaltungssystem verbindet.
Projektverlauf
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Ein Eingang für alle Anträge
Zahlungen, Einkäufe, Dienstreisen, IT-Ausgaben, Office Management, Marketing und Verträge laufen in einem Feed zusammen. Jede Abteilung nutzt ihre eigene Vorlage, während die Leitung den Gesamtüberblick behält.
- [02]
Ein Antrag in einer Minute
Mitarbeitende füllen am Computer oder Smartphone ein kurzes Formular aus. Geschäftspartnerdaten werden per Unternehmens-ID ergänzt, Rechnungen und Dokumente angehängt und frühere Anträge können kopiert werden.
- [03]
Freigabe von überall
Die Führungskraft erhält einen Link mit Details und PDF und entscheidet auf jedem Gerät. Die Kette zeigt Autor, Freigebende, aktuellen Schritt, Kommentare und die Änderungshistorie.
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Der Prozess endet in 1C
Nach der Freigabe wird der Antrag zum Dokument in 1C Buchhaltung oder Small Business Management. Stammdaten, Budgetpositionen und Anhänge werden ohne erneute manuelle Eingabe synchronisiert.
Was wir umgesetzt haben
- →Responsiver Web-Arbeitsbereich für Anträge auf Desktop und Mobilgeräten
- →Visuelle Abläufe mit sequenziellen und parallelen Stufen, Bedingungen, Delegation und SLA-Eskalation
- →Budgetlimits nach Kostenart und Abteilung vor der Freigabe
- →Freigabe oder Ablehnung per E-Mail-Link ohne verpflichtende Anmeldung
- →Integration mit eGov Mobile und digitaler Signatur für rechtsgültige Unterschriften
- →Finanz-Dashboard für Status, Engpässe, Ausgaben und Durchlaufzeiten
- →Verzeichnisse für Mitarbeitende, Geschäftspartner und Verträge mit ID-Prüfung
- →Bidirektionale Integration mit 1C Buchhaltung 8.3, Small Business Management, Trade Management und ERP Kasachstan
Das Produkt im Einsatz
Ergebnis
AProva macht aus verteilten Freigaben einen transparenten digitalen Ablauf: Ein Antrag wird in etwa 60 Sekunden erstellt, Entscheidungen sind auf jedem Gerät möglich, das Budget wird vor der Ausgabe geprüft und genehmigte Daten und Dokumente werden automatisch an 1C übertragen. Laut Produktwebsite laufen Freigaben 2,4-mal schneller und Unternehmen sparen bis zu 12 Stunden pro Woche.
“Die Zusammenarbeit mit RNM fühlt sich wie mit einem eigenen Produktteam an: transparent, planbar und auf das konkrete Geschäftsergebnis ausgerichtet.”